Automações

Uma automação é um fluxo que o SquadOS executa sozinho a partir de um evento, de um horário ou de um botão que a equipe aperta na conversa. Um ou mais gatilhos dizem quando entrar; as ações e regras dizem o que fazer depois.

Use uma automação quando a resposta deve acontecer por evento ou horário, por exemplo:

retomar uma conversa que ficou sem resposta;
agir quando uma conversa muda de estado;
reagir à aplicação de uma tag ou à entrada de um contato numa lista;
executar uma rotina num horário;
percorrer uma audiência e enviar uma campanha;
dar à equipe um botão que executa uma rotina na conversa aberta.

Automações ficam em CRM → Automações no menu lateral. Elas não são o agendamento nem o follow-up antigo de um agente: essas rotinas são montadas neste módulo.

Acesso e permissões

O módulo depende da permissão Gerenciar automações, em Permissões gerais → Automações e e-mail, dada a um departamento ou a uma pessoa. Ela vale para o módulo inteiro, inclusive para as automações criadas depois: ver a lista, criar, abrir o editor, configurar, testar, salvar, ligar ou desligar, acompanhar a Atividade e excluir. O proprietário tem acesso. Consulte Departamentos e acessos.

Quem pode ver automações, mas não editá-las, também acompanha o módulo: vê a lista, abre cada automação no modo Visualizar, consulta a Atividade e o Relatório, sem acesso a Configurações, Testar, Salvar nem às ações de edição. No menu ⋮ da lista, essa pessoa vê somente Relatório.

A lista de automações

Cada automação aparece como um cartão. Clique no cartão para abrir a automação. O cartão mostra:

o nome e o número da automação, como #3;
o gatilho — somente o primeiro tipo salvo; para conferir todos os pontos de entrada e seus filtros, abra a automação;
quando foi editada pela última vez;
o estado Ativa ou Desativada e, se o SquadOS a desligou após erros de configuração repetidos, o selo Desativada automaticamente, com o motivo ao passar o mouse;
as tags aplicadas;
três números: Ativos agora, Iniciaram e Terminaram.

Os números do cartão contam desde a criação da automação. Testes não entram, nem as execuções que apenas distribuem trabalho nos gatilhos Audiência, Conversa sem resposta e Agendar. Ativos agora e Terminaram mostram também a porcentagem sobre Iniciaram. Para escolher um período, use o Relatório.

Uma automação criada e ainda não salva aparece como Desativada; dentro dela, a barra superior indica Ainda não salva.

Filtrar a lista

As abas Todas, Ativas e Desativadas mostram quantas automações há em cada situação.
O filtro Tags mostra as automações que têm pelo menos uma das tags escolhidas. As contagens das abas acompanham esse filtro.
Limpar filtros aparece quando nenhuma automação corresponde aos filtros e volta para Todas, sem tags.

A lista mostra 20 automações por página. Os filtros e a página ficam no endereço, então o link pode ser compartilhado.

O menu ⋮ de cada cartão reúne as ações da automação:

Relatório — abre o relatório da automação;
Ativar ou Desativar — liga ou desliga sem abrir o editor. Uma automação sem versão salva não liga: salve uma versão antes. Ligar uma automação desativada automaticamente também fecha o alerta que a desligou;
Tags — marca ou desmarca tags do catálogo e dá acesso a Gerenciar tags;
Excluir — pede confirmação antes de apagar.

Ativar, Desativar e Tags exigem permissão de edição; Excluir exige permissão de exclusão.

Tags de automação

As automações têm um catálogo de tags próprio, separado das tags de contato e de conversa. Use-o para organizar as automações por assunto ou objetivo.

Em Gerenciar tags, na barra da lista ou no submenu Tags, você cria, renomeia, troca a cor e apaga tags. O catálogo mostra quantas automações usam cada tag. Dá para criar tags antes de existir qualquer automação para marcar. Apagar uma tag a remove de todas as automações que a usam; as automações continuam intactas.

O que acontece ao criar

Clique em Nova automação e escolha um ponto de partida:

Começar do zero cria um canvas vazio;
Follow-up de conversa parada preenche um fluxo inicial editável.

A automação é criada imediatamente com um nome como Nova automação #3 e abre no modo Editar. O fluxo do ponto de partida ainda fica somente no editor. Se você sair antes de salvar, a automação continua na lista como Desativada, sem versão nem gatilho publicado.

Você pode renomear pelo próprio título no topo ou em Configurações → Identificação.

As seções do editor

O trilho do editor separa quatro assuntos:

Seção	Para que serve
Editor	Ver o fluxo e, no modo Editar, montar gatilhos, ações e regras.
Configurações	Alterar nome, descrição, reentrada, ativação e exclusão.
Atividade	Ver execuções, testes, gatilho de entrada, status, custo, caminho percorrido, entrada e saída de cada nó.
Relatório	Acompanhar entradas, conclusões, saídas, falhas e o desempenho dos e-mails por período. Veja Relatório e números por passo.

Visualizar e Editar

Na seção Editor, a barra superior alterna entre dois modos:

Visualizar mostra a versão publicada, a que está rodando. Clique num passo para ler o que ele faz e ver os números dele no período escolhido; nada pode ser alterado. Veja Números por passo no canvas.
Editar mostra a versão de trabalho, com a paleta, a configuração de cada passo, Desfazer, Refazer, Testar e Salvar.

Uma automação já salva abre em Visualizar; para mudar o fluxo, clique em Editar. Ela abre direto em Editar quando acabou de ser criada a partir de um ponto de partida, quando nunca foi salva e está vazia, ou quando o navegador oferece restaurar uma cópia local não salva. Ao voltar para Visualizar com alterações pendentes, o SquadOS pergunta o que fazer com elas antes de trocar de modo.

Quem não tem permissão de edição sempre abre em Visualizar e não vê o alternador.

O estado de ativação e o AgentMaker ficam na barra nos dois modos. O AgentMaker propõe mudanças no grafo, mas você ainda revisa, aplica e salva; veja Criar automações com o AgentMaker.

Gatilhos e passos

O catálogo atual tem sete gatilhos:

Evento da conversa;
Conversa sem resposta;
Comando;
Tag do contato;
Contato adicionado à lista;
Agendar;
Audiência.

Uma automação precisa de pelo menos um gatilho e cada gatilho precisa levar a um passo. Você pode adicionar vários gatilhos ao mesmo fluxo. Por padrão, um novo gatilho converge para o mesmo primeiro passo; use Dar um caminho próprio a este gatilho quando ele precisar seguir outro ramo.

O SquadOS recusa o salvamento quando dois gatilhos cobrem o mesmo evento e os mesmos filtros, quando um gatilho não tem saída ou quando algum caminho exige dados que aquele ponto de entrada não fornece.

Depois dos gatilhos, a paleta é dividida em:

Aba	O que reúne
Gatilhos	Os sete pontos de entrada.
Ações	Mensagens, e-mail, campanhas, IA, tags, notas privadas, atribuição, transferência, contato, conversa e chamadas externas.
Regras	Condição, espera e encerramento do fluxo.

Clique num item para encaixá-lo no próximo ponto disponível ou arraste para escolher o ponto exato. Um item fica desabilitado quando não existe lugar válido para encaixá-lo.

Alterações locais, salvar e versões

O grafo não tem autosave no servidor. Enquanto você edita, o estado fica no canvas e aparece como Alterações não salvas. O mesmo navegador guarda uma cópia local de segurança, vinculada à organização e à automação, por até 14 dias. Ao reabrir, o SquadOS pode oferecer Restaurar ou Descartar essa cópia.

Essa cópia local não é uma versão publicada, não sincroniza entre navegadores e não substitui Salvar.

Ao clicar em Salvar ou usar Ctrl+S, o SquadOS:

abre uma confirmação;
valida o grafo;
destaca os nós que precisam de correção, se houver erro;
cria uma nova versão salva e passa a apontar as próximas execuções para ela.

Não existe um botão separado chamado Publicar. Se a automação estiver ativa, a versão nova vale imediatamente para as próximas execuções. Se estiver desativada, a versão fica salva, mas não dispara até você ligar. Execuções que já estavam na fila, rodando ou aguardando continuam na versão com que começaram; a confirmação informa quantas estão nessa situação.

Nome, descrição, reentrada e ativação são propriedades da automação, não do grafo. Alterá-las em Configurações grava esses valores diretamente; elas não esperam o botão Salvar do canvas.

Ativação e reentrada

O interruptor só fica disponível depois da primeira versão salva. Enquanto a automação estiver desativada, nenhum gatilho cria execução, mas você ainda pode editar, salvar e testar.

Em Configurações → Reentrada, escolha:

Uma vez por conversa — a mesma conversa entra no máximo uma vez; é o padrão;
Uma vez por contato — o contato entra uma única vez, mesmo por conversas diferentes;
Sempre — cada evento compatível pode criar outra execução para o mesmo contato.

A vaga é da entrega, não da tentativa. Uma execução que termina como Falhou ou Cancelada sem ter enviado nada ao contato devolve a vaga, e ele pode entrar de novo. Se algo já foi enviado, ou se a execução terminou como Concluída, a vaga fica ocupada. Quando um evento é barrado pela reentrada, a execução que ocupa a vaga mostra em Atividade quantos eventos foram barrados e quando foi o último.

Comando ignora a reentrada, e Conversa sem resposta tem sua própria regra de ciclo; veja Gatilhos.

Use Sempre com cuidado: cada nova execução percorre o fluxo novamente e nós de IA voltam a consumir créditos.

Testar antes de ligar

Testar pode executar o Canvas atual, mesmo sem salvar. Quando já existe uma versão no ar, você também pode escolher Versão no ar. Se houver vários gatilhos, escolha qual deles simular; conforme o tipo, o diálogo pede uma conversa, um contato ou um payload de exemplo.

O teste não é totalmente inerte:

ações de envio são simuladas;
nós de IA executam de verdade e consomem créditos;
Chamar webhook faz a requisição de verdade;
Obter conversa do contato reaproveita uma conversa real já existente, mas não cria conversa nova no teste;
o resultado vira uma execução marcada como Teste na seção Atividade.

Use um alvo controlado e confira o caminho e a saída de cada nó. Veja os detalhes em Execuções e testes.

Proteções de saída

As proteções não são nós que você precisa adicionar. Toda ação de saída verifica descadastro e o teto de frequência quando existe um contato. Uma mensagem enviada na conversa também verifica adiamento, se o cliente está aguardando resposta e a janela de 24 horas da Meta quando o canal é WhatsApp Oficial ou Instagram Direct.

Proteção	Resultado quando bloqueia
Descadastro	O contato não recebe a saída. Não pode ser ignorado pelo fluxo.
Conversa adiada	O passo é pulado e a automação não escreve enquanto o adiamento estiver vigente.
Cliente aguardando resposta	A automação não escreve por cima de uma resposta pendente da equipe.
Teto de frequência	Por padrão, no máximo 3 saídas automáticas por contato em 24 horas, somando todas as automações da organização.
Janela de 24 horas da Meta	Texto livre não sai fora da janela. Em Enviar mensagem, um modelo aprovado pode servir como alternativa; sem ele, o passo é pulado.

Um bloqueio aparece como passo pulado na Atividade, não como falha da automação. Já quando o cadastro do contato não pode ser consultado para conferir o descadastro, o envio não sai e o passo falha. A única proteção que o fluxo pode dispensar é Cliente aguardando resposta: desmarcar O contato responder nas condições de saída de um passo Aguardar libera essa guarda para os caminhos que obrigatoriamente passam por ele. Descadastro, adiamento, teto e janela Meta continuam valendo.

Desativação automática

Um erro de configuração isolado não desliga imediatamente a automação. Quando o mesmo passo falha cinco vezes consecutivas com o mesmo código de configuração, o SquadOS desativa a automação. Uma execução bem-sucedida fecha o alerta aberto e interrompe essa sequência.

Entre os motivos classificados estão passo incompleto, conteúdo vazio depois de preencher variáveis, configuração ou canal ausente, envio recusado, URL de webhook bloqueada ou repetidamente indisponível e falta de contato ou conversa exigidos pelo grafo.

Abra a automação para ler a faixa Esta automação precisa de ajuste, corrija o passo indicado, salve se o grafo mudou e use Religar automação quando o aviso oferecer essa ação.

Excluir

Exclua pelo menu ⋮ da lista ou em Configurações. Excluir uma automação apaga junto suas versões e todo o histórico de execuções. A operação não pode ser desfeita; a confirmação mostra o nome e exige permissão de exclusão.

Por onde continuar

Criando uma automação — do ponto de partida à primeira versão ativa.
Gatilhos da automação — tipos, filtros e contextos de entrada.
Ações — efeitos disponíveis no fluxo.
Regras: condição, espera e encerramento — ramificação e tempo.
Analisar com IA — uma variável estruturada com opções, sim/não, pontuação ou texto; saídas configuradas no canvas. Formato novo validado em Dev, com publicação em produção pendente; nós antigos preservados.
Variáveis — dados disponíveis em cada ponto.
Execuções e testes — diagnóstico por execução.
Relatório e números por passo — resultado da automação por período e em cada passo.